Arbeitszeitszeiterfassung und Urlaubsplanung in OpenXE

Liebe OpenXE-Anwender,

vielen von Euch haben möglicherweise auch die Anforderungen einer Mitarbeiterverwaltung. Konkret geht es um die tägliche Zeiterfassung, kombiniert mit einer Urlaubsverwaltung sowie um die Erfassung von Krankmeldungen, inkl. von einigen statistischen Auswertungen. Idealerweise noch kombiniert mit einem einfachen Genehmigungsverfahren für Urlaubswünsche bzw. freie Tage.

Im Kern geht es darum, zusätzliche Software und / oder Excellisten / Papierlösungen überflüssig zu machen und das Thema zukünftig direkt in OpenXE zu verwalten.

So eine Entwicklung kostet natürlich einmalig etwas, das sind jetzt keine riesigen Beträge und vor allem spart es zukünftig viele Aufwände (oder Gebühren an 3rd-Party-Software) ein, dennoch gibt es durchaus Sinn sich diese Kosten zu teilen.

Daher meine Frage:

Gibt es grundsätzlich Interesse an diesem Thema?

Falls sich ein paar Mitstreiter finden, die sich auch finanziell daran beteiligen, würde ich eine Arbeitsgruppe anlegen, wo dann Interessierte Ihre Anforderungen und Ideen einbringen und wir im Ergebnis eine schöne Lösung ausarbeiten, die Kosten in Erfahrung bringen und uns diese Entwicklung dann teilen.

Schreibt gerne bei Interesse hier in diesem Thread.

Genaue Anforderungen und Wünsche werden wir dann in der noch anzulegenden Arbeitsgruppe besprechen.

Beste Grüße

Josef

Hallo Kuni,

schön zu sehen, dass Du auch Interesse hast.
Ich schlage vor, dass wir noch bis Ende des Monats diesen Thread hier offenlassen, so haben andere auch noch die Möglichkeit bei Interesse mitzuwirken. Anschließend nehme ich alle Interessierten in die Arbeitsgruppe auf, wo wir Funktionen / Anforderungen besprechen, die Umsetzung und Kosten klären und wenn es uns allen zusagt, wir in die Umsetzung gehen können.

Beste Grüße

Josef

Vielen Dank für Eure Rückmeldung - ich habe zur weiteren Kommunikation einen Chat geöffnet, indem wir uns über die Featurewünsche austauschen können.

Die Featurewünsche stehen nun soweit fest.

Für die Umsetzung haben wir einen Entwickler und die Kosten betragen ca. 4.000 Euro. Wenn die Umsetzung auf mehrere Schultern verteilt wird, reduzieren sich entsprechend die Kosten pro Teilnehmer. Auch sind durch die direkte Integration in OpenXE und der bequemen, zentralen Verwaltung der Daten viele Arbeitsschritte und administrative Aufgaben zukünftig überflüssig und können ab sofort direkt in OpenXE ohne weitere Lizenz oder Wartungskosten genutzt werden. Das spart sicherlich vielen Betrieben einiges an Zeit und Nerven ein.

Alle Interessenten können sich hier oder per privater Konversation gerne melden.

Bitte beachten: Dieses Softwaremodul wird zunächst nicht im OpenXE Core landen, sondern nur für die beteiligten Personen ausgegeben.

Die aktuelle Funktionsliste sieht wie folgt aus:

Administratives

• Pro Anwender soll eingestellt werden können, ob die Zeiterfassung / Urlaubsverwaltung aktiv sein soll.
• Anzahl der Urlaubstage sowie der wöchentlichen Arbeitszeit soll hinterlegt werden.
• Die Zeiterfassungsseite benötigt eine Authentifizierung, hier könnte ein Benutzername + Passwort z. B. als Methode gewählt werden, was dann in den Admin-Einstellungen festgelegt werden muss.
• Es muss möglich sein, nachträglich Korrekturen vornehmen zu können.
• Einträge müssen auch nachträglich hinzugefügt werden können (z. B. wenn der Mitarbeiter einen externen Einsatz hat und seinen Zeiten per E-Mail in die Verwaltung schickt).
• Feiertagsverwaltung - das System muss wissen, welche Tage nicht berechnet werden dürfen / sollen. Die Informationen können auch manuell eingepflegt werden.
• Festlegen des Benutzers, wer die Urlaubsgenehmigung erteilen darf
• Manuelle Korrektur der Urlaubstage (z. B. wenn während des Urlaubs eine Krankmeldung erfolgt und bestimmte Tage nachträglich "gutgeschrieben" werden müssen).

Zeiterfassung

• Es soll eine allgemeine Maske geben, die via Web aufgerufen werden kann (hierzu benötigen wir jedoch mindestens einen Benutzer bzw. eine Authentifizierung, damit nicht jedem im Netzwerk (oder Internet) diese Seite aufrufen kann.
• Dort sollen dann die verfügbaren Mitarbeiter (wo die Zeiterfassung aktiviert ist) erscheinen und können dann entweder ausgewählt oder per Chip / Barcode / etc. ausgewählt werden
• Kommen / Gehen / Pause Beginn / Pause Ende

Urlaubsverwaltung

• Es soll einen globalen Urlaubskalender geben, damit die Mitarbeiter sehen, wer wann im Urlaub ist
• Urlaubswünsche sollen digital eingereicht werden können, hierzu sollen folgende Felder ausgewählt werden
  • Zeitraum von / bis
  • Frei aufgrund von Urlaubstagen oder Überstunden - bei Überstunden wäre das dann ein "normaler Arbeitstag" mit 0 Stunden Anwesenheit (bitte hier noch Feedback, ob das ggf. jemand anders sieht / handhaben möchte / muss).
  • Berechnung der benötigten Urlaubstage
  • Angabe der Vertretung während des Urlaubs
• Der Urlaub soll dann von der berechtigten Person genehmigt oder abgewiesen werden
  • Evtl. Rückfragen können persönlich stattfinden, hier braucht es mMn keine extra Funktion
  • Wenn genehmigt, dann soll der Eintrag im Kalender erfolgen und die Urlaubstage entsprechend abgezogen werden

Sonstiges

• Stundenkonto soll vom Mitarbeiter abrufbar sein und Resturlaubstage sollen ebenfalls angezeigt werden
• Import / Export als CSV
• Export von "Stundenzetteln" für die Lohnbuchhaltung

Kurzes Update zur Zeiterfassungs- und Urlaubsplanungsfunktion in OpenXE:

In den bisherigen Gesprächen hat sich gezeigt, dass viele Interessierte eine Beteiligung unterhalb der Marke von 1.000 Euro bevorzugen.

Daher möchten wir das Interesse nun etwas konkreter erfassen. In der Umfrage oben könnt Ihr auswählen, welcher Betrag für Euch realistisch wäre: 500 €, 800 € oder 1.000 €.

Zur Orientierung:

Wenn sich z. B. 5 Personen mit je 800 Euro beteiligen, ergibt das ein Budget von 4.000 Euro, mit dem die Umsetzung erfolgen könnte.

Sollten es 6 Personen zu je 800 Euro sein, sinkt der Betrag auf 666,66 Euro pro Person – je mehr mitmachen, desto günstiger wird es für den Einzelnen. Wichtig ist zu wissen, es bezahlen immer alle dasselbe, auch wenn die Bereitschaft einen höheren Betrag mitzugehen erfolgt, so wird am Ende die Summe immer durch alle Beteiligten gleich geteilt. Zur einfacheren Erfassung, tragt Euch idealerweise auch für die niedrigeren Beträge zusätzlich ein, also wer bereit ist bis zu 1.000 Euro zu geben, bitte auch bei 800 Euro und bei 500 Euro eintragen, dann haben wir eine bessere Übersicht.

Tragt Euch bitte ein, wenn Interesse besteht – die tatsächliche Umsetzung erfolgt erst, wenn genug Mitstreiter zusammenkommen und dann zum jeweils niedrigsten Betrag.
(alle Angaben in Netto, aber ich denke, das ist im geschäftlichen Umfeld selbstredend)