Tickets nur aus festgelegten Ordnern

  • Ich habe noch keinen finalen Workflow für meine Tickets festgelegt, aber stehe auf dem Weg dorthin vor einem grundsätzlichen Problem und würde mich gern mit der Community austauschen bzw. vielleicht auch eine Anregung an das Team geben.


    Ich würde gern auch meine allgemeine info@ Mailadresse von OpenXE überwachen lassen, denn dort kommen meist Anfragen von Kunden und Interessenten an. Aber in dem Postfach schlagen auch viele andere Mails auf, aus denen kein Ticket werden soll. Wie habt ihr das denn so gelöst? Nutzt jemand eine allgemeine Mail für das Ticketsystem? Oder immer nur dedizierte Postfächer?


    Was mich stören würde, ist dass alle Mails bei Abholung als gelesen markiert werden. Dann fehlt mir in Outlook später der Überblick. Und es macht natürlich auch wenig Sinn, wenn eine Rechnung oder ein Newsletter zum Ticket wird. Soweit ich das bisher sehe, lässt sich das auch mit den Warteschlangen und Ticketregeln nicht vollständig lösen.


    Ich hatte daher die Idee, einen eigenen Ordner im Postfach anzulegen und dort manuell oder per Regel alles reinzuschieben, was ein Ticket werden soll. Dazu müsste OpenXE dann aber in der Lage sein, nur Mails aus diesem Ordner abzuholen und die anderen unberührt zu lassen. Wäre das ein mögliches Feature für die Zukunft?

    Ansonsten freue ich mich auf Diskussion und Vorschläge :)

  • Also wir nutzen nur ein zentrales Postfach für alles. Den Spamfilter (aka ticketregeln) gibt es seit Neuestem auch im Ticketsystem selbst, sodass wir erstmal alles als Ticket haben, auch im Sinne der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten. Vorher konnte es passieren dass die Mail nicht im Ticket gelandet ist, weil der Thunderbird fälschlicherweise aussortiert hat.


    Wir haben ein zweites Postfach, das alle Mails zusätzlich bekommt (über den Mailprovider so konfiguriert). So kann man mit Thunderbird drin herumklicken ohne dass man aus Versehen etwas löscht oder markiert. Manchmal werden die Bilder auch nicht korrekt ins Ticketsystem geladen, dann kann man das dort nochmal nachsehen.


    Ihr könntet auch ein Postfach für das Ticketsystem nehmen und dort die Mails dann reinsortieren die ein Ticket werden sollen. Das entspräche ja in etwa Deiner Idee mit den Ordnern.

  • Alex

    Hat das Label Information hinzugefügt.
  • Ich habe mir die Konstellation, so wie Alex sie vorgeschlagen hat, jetzt mal eingerichtet:


    • Dafür einfach ein zweites Postfach, speziell nur die E-Mail die zu Tickets werden sollen, anlegen.

    • Dieses Postfach dann zusätzlich zu Deinem zentralen Postfach in Deinem E-Mail Client anlegen (IMAP).

    • Anschließend lassen sich die im zentralen Postfach eingehenden E-Mails manuell oder per Regel in das Postfach für die Tickets verschieben.
    • OpenXE holt die E-Mails dann aus diesem "Ticket"-Postfach ab und legt sie als Ticket an.


    Das klappt bei mir wunderbar und es ist auch ein Workflow, der mir gut gefällt!


    Was mir nur noch nicht ganz klar ist bei Handling der E-Mails ist : was ist genu ist der Vorteil von der Möglichkeit die E-Mails zusätzlich zu archivieren? Ist es nur die Möglichkeit sie automatisch z.B. nach 10 Jahren löschen zu lassen!?

  • Danke für eure Anregungen. Basierend darauf habe ich mir auch nochmal Gedanken gemacht und geschaut, was ich mit meinem Mailserver in der Richtung bauen kann. Herausgekommen ist folgendes Szenario:


    • OpenXE hat ein eigenes Postfach, von dem es Mails als Tickets abholt
    • Anfragen von Kunden etc. gehen weiterhin auf dem allgemeinen Postfach ein
    • Für Antworten auf bestehende Tickets gibt es eine Sieve Filterregel, die automatisch die Mails in einen "Tickets" Unterordner verschiebt. Neue Anfragen werden bei Bedarf manuell aus dem Eingang in diesen Ordner verschoben
    • Per imapsync wird alle paar Minuten nur der Inhalt des Tickets-Ordners auf die root-Ebene des OpenXE Postfachs synchronisiert, von da können die Mails importiert werden
    • Absender für Antworten auf Tickets ist die allgemeine Mailadresse

    Ist am Ende also fast so, wie ich das ursprünglich vorhatte und mit minimalem manuellem Eingriff, ohne dass unnötig viele, nicht relevante Mails in OpenXE importiert werden müssen.

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